訓練用安否確認メールの配信手順は以下のとおりです。
- ［トップ］タブをクリックします。
- 「【訓練】安否確認の訓練を行う」の「1.【訓練】安否確認メールを送信する」をクリックします。
- メール作成のページが表示されるので、以下を入力します。
注意
- メールの作成中に安否確認システム内のほかのタブに移動しないでください。移動すると、作成中の内容が消えてしまいます。
- タイトルには、「訓練」があらかじめ入ります。削除できますが、その場合［トップ］タブ内の「【訓練】安否確認の訓練を行う」で配信履歴として表示されなくなるのでご注意ください。
ヒント
- メールテンプレートを利用して配信を行う場合は、［安否確認テンプレートを利用する］をクリックしてテンプレートを選択してください。 （※事前にテンプレートの登録が必要です）
- 一般的な安否確認メール（SAMPLEメール）や過去に送信したメールを引用する場合は、［タイトル・本文を引用する］をクリックして引用したいメールのタイトルを選択してください。
・タイトル
タイトル（件名）を記入します。
・メール本文
メールで配信される本文を入力します。入力できる文字数は、全角500文字程度です。ヒント
LINE連携オプションを契約している場合LINEに送信するメッセージは固定のため変更できません。LINEメッセージの内容は、手順5で確認できます。
・設問と選択項目
利用者に確認したい設問内容と、それに対する選択項目を設定します。初期設定では、設問は安否状況、選択項目は自分の状態を選択する「無事」「軽傷」「重傷」が設定されています。
【設問】
追加・編集する場合は、［設問を追加する］ボタンを押します。設問は、最大で10個（最小で1個）設定できます。
【選択項目】
追加・編集する場合は、［編集］ボタンを押します。選択項目は、最大で10個（最小で2個）設定できます。必要に応じて項目内容を変更してください。
・配信先
初期設定では、「全員に配信」が選択されています。
所属ごとに配信する内容を変更したいなどの場合は、［配信先を編集する］ボタンを押して表示される画面で所属を選択します。
送信グループを作成している場合は、所属の下に表示される送信グループを選択もできます。
・英語文言の併記
安否確認システムで自動追加される文言に英語文言を併記します。併記したい場合は、「本文に以下の文言が自動で追加されます」の右横にある［英語を併記する］を選択してチェックを入れます。
・自動再送設定
同内容のメールを計2回、自動で再送します。配信間隔は、最初の送信時間から3時間おきです。初期設定は「設定しない」が選択されています。 - ［確認画面へ］ボタンを押します。
- 「配信内容確認」画面が表示されます。
LINE連携オプションを契約している場合、LINEメッセージも確認できます。LINEに送信されるメッセージは固定のため、変更できません。
- 内容に問題なければ、［メールを配信する］ボタンを押します。
- 「メールを配信しますか？」のメッセージが表示されるので、［OK］ボタンを押します。
- 「以下の内容でメールの配信を承りました。」と表示され、メールが配信されます。
配信完了後、利用者の返信状況を確認してください。返信状況の確認方法については、こちらをご覧ください。
参考